Компаниям, которые активно работают, не избежать сильных колебаний сумм денег на банковских счетах. Например, организация рассчиталась за крупную партию товара. Поэтому на следующий день фирма не смогла выплатить всем сотрудникам зарплату. Чтобы ресторан ООО «Универсал» не оказался в описанной ситуации, финансовым специалистам необходимо эффективно планировать и отслеживать ее доходы и расходы .
Платежный календарь - таблица, в которую заносят все поступления денег в организацию: выручку от продаж, кредиты, займы и др. Календарь должен содержать и записи о платежах фирмы. Например, о расчетах с поставщиками, погашении процентов, кредитов и выдаче заработной платы. Главное предназначение этого документа - помогать финансовому специалисту контролировать кредитоспособность и платежеспособность организации.
В календаре сумма доходов, которые компания планирует получить, должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по долгам она не сможет.
Чтобы сформировать платежный календарь, финансовому работнику ООО «Универсал» понадобится следующая информация:
отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;
графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
графики периодических выплат - налогов, заработной платы и т.п.;
данные о текущих остатках на счетах.
В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.
С остальными суммами разумно поступить так. Можно разработать форму заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти документы должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников - убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет - ее нужно передать финансовому директору. И уже он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.
Поэтому необходимость перечисления денег по "сверхлимитным" или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована. Календарь необходимо в ООО «Универсал» формировать на определенный период - месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления в зависимости от их сроков.
Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам денежных средств) компания будет располагать на начало планового периода. Для этого текущие остатки корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого рассчитывают остаток для каждого дня планового периода. Формула расчета выглядит так:
Остаток на дату = Остаток предыдущего дня + Сумма поступлений за день - Сумма платежей за день.
Итак, календарь сформирован. Если все значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно считать удовлетворительным. Отрицательные цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить денег.
Для ООО «Универсал» платежный календарь приведен в таблице 2.1
Первоначальный вариант документа, как правило, "несбалансирован". В таблице 2.1 в марте платежи фирмы превышают суммы поступлений. Причина проста. Компании выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые должны поступить на фирму, нужно относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят счета. В результате может сложиться ситуация, о которой мы упоминали выше: в начале месяца денег на фирме может просто не оказаться.
Из календаря нужно исключить даты, денежные остатки на которые получились отрицательными. Сделать это можно так:
"передвинуть" расходы на более поздние сроки, а поступления - на более ранние;
разделить платеж на несколько частей с разными датами исполнения;
рассчитаться с контрагентом альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем вместо денежного;
конвертировать одно платежное средство в другое. Так, фирма может продать банковский вексель и получить наличные денежные средства;
договориться о кредитовании компании. При этом нужно учитывать грядущие выплаты по процентам за пользование заемными средствами.
Таблица 2. 1. Платежный календарь по месяцам на I полугодие 2008 года в ООО «Универсал» (в тыс. руб.)
┌─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┐
│ Наименование статей расходов │ Январь │Февраль │ Март │ Апрель │ Май │ Июнь │ Итого │
├─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┤
│ Платежи │
├─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┤
│За сырье, материалы, топливо,│ 1458,6 │ 1792,0 │ 3403,2 │ 2674,2 │ 4164,9 │ 2475,7 │15 968,6 │
│электроэнергию, товары, услуги │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Платежи в бюджет и социальные│ 430,7 │ 294,3 │ 412,9 │ 300,6 │ 131,2 │ 303,9 │ 1873,6 │
│фонды │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Проценты по кредитам │ 129,5 │ 140,5 │ 146,6 │ 200,5 │ 320,1 │ 107,7 │ 1044,9 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Расходы на оплату труда │ 854,5 │ 744,5 │ 340,7 │ 1049,1 │ 689,4 │ 731,2 │ 4409,4 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Перечисление средств на депозиты │ 355,0 │ 347,5 │ 1315,0 │ 1390,0 │ 4604,5 │ 2795,2 │10 807,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Погашение кредита │ 500,7 │ 450,8 │ 530,9 │ 550,8 │ 560,8 │ 456,6 │ 3050,6 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Прочие │ 200,7 │ 453,8 │ 564,9 │ 347,8 │ 317,6 │ 256,9 │ 2141,7 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Итого платежей │ 3929,7 │ 4223,4 │ 6714,2 │ 6513,0 │10 788,5 │ 7127,2 │39 296,0 │
├─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┤
│ Поступления │
├─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┤
│За реализованную продукцию │ 2928,3 │ 3515,2 │ 3363,3 │ 5773,6 │ 6903,0 │ 5146,8 │27 630,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Возврат денег с депозитов │ 355,0 │ 347,5 │ 1315,0 │ 1390,0 │ 4604,5 │ 2795,2 │10 807,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Ссуды полученные │ 340,8 │ 408,8 │ 567,0 │ 598,7 │ 670,7 │ 453,0 │ 3039,0 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Прочие │ 557,9 │ 178,0 │ 670,8 │ 546,8 │ 234,7 │ 356,9 │ 2545,1 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Итого поступлений │ 4182,0 │ 4449,5 │ 5916,1 │ 8309,1 │12 412,9 │ 8751,9 │44 021,5 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Превышение платежей над поступле-│ │ │ 798,1 │ │ │ │ 798,1 │
│ниями │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Превышение поступлений над плате-│ 252,3 │ 226,1 │ │ 1796,1 │ 1624,4 │ 1624,7 │ 5523,6 │
│жами │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┘
Проведем оптимизацию платежного календаря ООО «Универсал», который приведен в таблице 2.1. Для этого перенесем с марта на апрель 1 миллион рублей, которым ООО «Универсал» рассчиталась за сырье. В результате будет сформирован новый график. Суммы поступлений в нем будут больше платежей (табл. 2.2). Как правило, после окончания "оптимизации" календарь подписывает генеральный директор. Так документ вступает в силу.
Таблица 2.2. "Оптимизированный" платежный календарь по месяцам ООО «Универсал» (в тыс. руб.)
┌─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┐
│ Наименование статей расходов │ Январь │Февраль │ Март │ Апрель │ Май │ Июнь │ Итого │
├─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┤
│ Платежи │
├─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┤
│За сырье, материалы, топливо,│ 1458,6 │ 1792,0 │ 2403,2 │ 3674,2 │ 4164,9 │ 2475,7 │15 968,6 │
│электроэнергию, товары, услуги │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Платежи в бюджет и социальные│ 430,7 │ 294,3 │ 412,9 │ 300,6 │ 131,2 │ 303,9 │ 1873,6 │
│фонды │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Проценты по кредитам │ 129,5 │ 140,5 │ 146,6 │ 200,5 │ 320,1 │ 107,7 │ 1044,9 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Расходы на оплату труда │ 854,5 │ 744,5 │ 340,7 │ 1049,1 │ 689,4 │ 731,2 │ 4409,4 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Перечисление средств на депозиты │ 355,0 │ 347,5 │ 1315,0 │ 1390,0 │ 4604,5 │ 2795,2 │10 807,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Погашение кредита │ 500,7 │ 450,8 │ 530,9 │ 550,8 │ 560,8 │ 456,6 │ 3050,6 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Прочие │ 200,7 │ 453,8 │ 564,9 │ 347,8 │ 317,6 │ 256,9 │ 2141,7 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Итого платежей │ 3929,7 │ 4223,4 │ 5714,2 │ 6513,0 │10 788,5 │ 7127,2 │39 296,0 │
├─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┤
│ Поступления │
├─────────────────────────────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬─────────┤
│За реализованную продукцию │ 2928,3 │ 3515,2 │ 3363,3 │ 5773,6 │ 6903,0 │ 5146,8 │27 630,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Возврат денег с депозитов │ 355,0 │ 347,5 │ 1315,0 │ 1390,0 │ 4604,5 │ 2795,2 │10 807,2 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Ссуды полученные │ 340,8 │ 408,8 │ 567,0 │ 598,7 │ 670,7 │ 453,0 │ 3039,0 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Прочие │ 557,9 │ 178,0 │ 670,8 │ 546,8 │ 234,7 │ 356,9 │ 2545,1 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Итого поступлений │ 4182,0 │ 4449,5 │ 5916,1 │ 8309,1 │12 412,9 │ 8751,9 │44 021,5 │
├─────────────────────────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼─────────┤
│Превышение поступлений над плате-│ 252,3 │ 226,1 │ 201,9 │ 796,1 │ 1624,4 │ 1624,7 │ 4725,5 │
│жами │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────────────────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴─────────┘
Для того чтобы оперативно контролировать расходы компании, финансовому работнику ресторана «Универсал» необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день. Если в ресторане недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть запланированных платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.
Далее нужно пересчитать остатки денег на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и отнимают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.
Сформированный таким образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным - в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае календарь также необходимо "оптимизировать" по описанной выше схеме.
Чтобы финансовая служба ресторана «Универсал» могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами - финансовым работникам компании гораздо важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.
В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному. Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают при помощи таких способов:
- корректируют текущие остатки;
- вносят изменения в план расходов;
- фактические платежи распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;
- разносят платежи и поступления по конкретным договорам, суммам налогов в бюджет, социальные фонды и т.д. При этом состояние взаиморасчетов с контрагентами корректируют на уже уплаченные суммы.
Таким образом, в отличие от других разновидностей финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам - эффективно контролировать денежные потоки фирмы.
Похожие рефераты:
|
Дипломные работы 
